春樹會議室預約與使用方法

    隨著公司規模持續成長、員工越來越多，我們將重新調整會議室的預約辦法，目的是提供一個公平、高效、安全的環境，讓會議能順利進行並達成預期目標。

    新的辦法將幫助大家更方便地安排和使用會議室資源，提升會議效率，並確保空間的有效利用。

原則及定義：

• 會議室預約原則：

1.所有同仁皆可透過公司google行事曆中預約會議室。

2.預約者必須提供預約日期、時間、會議主題、參與人數等相關資訊。

3.若會議室已被預約，預約者需選擇其他時間或會議室。

• 會議室及公共區域數量 :

1.會議室共8間，如下 :
◇可預約 :
No.1會議室、No.2會議室、No.3會議室、No.4會議室、No.5會議室、No.6會議室、No.7會議室、No.8會議室
◇無需預約 :
外星球會議室

2.可預約公共區域共1間 :

◇怪獸咖啡廳

• 會議室加入方法 :

1.進入google行事曆，點選左側其他日曆「＋」按鈕

2.跳出小視窗後，點選「瀏覽資源」

3.出現資源頁面後，將想要加入的會議室勾選起來

4.勾選完成後，即可看到左側欄位會出現已添加的會議室日曆

• 會議室預約方法：

1. 進入google行事曆中，點選「建立」後再點選「活動」

2.跳出視窗後，輸入要新增的「標題」及點選「新增會議室」

3.透過下拉選單，確認未分配任何會議室下方的「瀏覽所有會議室與資源」，將其點開

4.點開後即可出現所有可預約的會議室選項

5.「勾選」所要預約的會議室，並按「儲存」

6. 儲存後，行事曆將同時顯示已預約的「個人行事曆」和「會議室行事曆」

辦公室座位圖 :

會議室及座位表連結

• 會議室使用規範

1.使用會議室的同仁必須按照預定時間結束使用，以便其他人能夠使用該會議室。

2.使用會議室的同仁必須保持會議室的整潔，並保護設備和設施，如有發現設備損壞之情形，可透過行政

單位提供之春樹萬事屋表單反應。

3.所有使用會議室的同仁必須確保設備及裝置在使用完畢後關閉，並將窗簾拉起。

4.若預約會議室超過15分鐘未使用，且未通知行政部門是否仍需使用者，將視為自動放棄。行政部門可取

消該預約，並將會議室讓出給其他有需求的同仁使用。

5.若未預約的同仁使用已被預約的會議室，請主動讓出會議室，以便原預約者使用。

6.若會議室使用有任何問題需要協調，請自行溝通與排除，如真有疑義，請部門主管協調之。

7.為了確保會議室空間的公平合理使用，請避免長期占用或在會議室(含電話亭)閉關，以便大家能更有效地

進行預約和使用，同時也禁止成為寵物安親室(可參考Bibble寵物規範)，造成不便敬請見諒，再請大家配

合。

8.為保有會議室的靈活使用，外星球會議室無需提前預約，同仁可根據現場使用情況自行使用，且不開放白板填寫預約。

9.如開會人數低於三人，請優先使用櫃檯後方兩側之四間電話亭(辦公室座位表)。

10.若會議室預約已滿，同仁可使用大廳的沙發區和圓桌區進行討論，或選擇預約咖啡廳作為替代討論空

間。

請大家遵守以上原則，達成會議室能公平並有效使用的目的。