合約用印規範

公司對外常常有一些合約用印的需求，

為使所有同仁掌握用印時間，提早提出用印申請，以利各項後續作業。

原則及定義：

• 各式單據使用說明：

• • 用印申請單(一般)
    • 與收付款無關之各項合約、函文..等
  • 專案議價用印申請單
    • 與客戶進入議價程序，客戶要求議價委刊單時之用印申請。
    • 專案尚未確定拿到前請上此單申請用印，一旦確定拿到請上「專案用印申請單」。
  • 專案用印申請單
    • 合約 / 委刊單 / 報價單內容已確定不會再修改時(包含金額、服務內容等)請上此單申請用印，表示已確定拿到案子並進入執行；未確定前請上「專案議價用印申請單」。
    • 同步申請凌越代號，以利收入成本認列。
  • 採購單
    • 經請購申請由採購人員詢比議價後，需用印之報價單
  • 勞務請採&用印申請單
    • 因勞務委外製作、與人力服務有關、無實體物品…等採購付款相關之廠商報價單、委刊單、合約…等。

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• 用印流程: 

每日早上由財會部整理前日依各表單已核准之用印單據，送交各印鑑保管人用印後，掃瞄存檔並email通知申請人。

• 用印天數: 

核准後表單次日起算2個工作天。 

(例如:2/20 核准單據, 2/22下班前通知申請人) 

• 用印注意事項: 
  • 廠商報價單建議於開始執行前完成用印申請，若未完成用印即開始執行，公司有權否決此申請，並由申請人自行承擔相關責任。
  • 廠商報價/合約，需由廠商先用印完成後，再由我方用印。
  • 若有急件請先確認單據已核准，再向財會協調時程。

請大家遵守以上相關原則、定義及流程，以利各項後續作業順暢。