夥伴們因為業務上的需求，公出或出差成為一項極其重要的任務，同時也是展現我們 跟外部合作和工作成果的重要機會。
我們非常重視公出或出差申請的準則，同時致力於確保這些活動不會影響你的差勤記錄完整性。
為了讓春樹夥伴們,能夠順利處理公出/出差相關的事情，我們特別制定了以下的標準辦法。這個辦法包括公出/出差申請、費用報銷，以及其他相關的事宜。
原則及定義：
- 適用範圍：所有春樹夥伴。
- 定義說明：
- 公出：指在業務需要的情況下，以公司為基地，前往外部地點或與外部人士進行會議、活動或工作。公出通常是在本地或附近地區進行，且在一天內完成，無需過夜。
- 出差：指在業務需要的情況下，前往外部地點或與外部人士進行會議、活動或工作，且需要在外地逗留一段時間。出差通常涉及到跨越不同地區、城市或國家，需要預訂交通和住宿安排，以完成指定的業務任務。
- 這兩者的主要差別在於所需時間和地點的限制。公出是短期的、本地或附近地區的工作，無需過夜；而出差則涉及到較長的時間，需要在外地逗留並安排相應的交通和住宿。請在申請時根據具體情況選擇正確的類別。
- 相關表單：
- 公出單：因為公務需求需要外出，但當天可以在同一天內返回。
- 出差單：用於申請出差，無法一日往返並需安排住宿。
- 員工代墊請款單： 用於公出時的費用報銷。
- 差旅費請款單： 用於出差時的費用報銷。
- 簽呈： 用於核准相關申請。
- 公出/出差申請：
- 公出：
- 因為公務需求需要外出，但當天可以在同一天內返回，請使用差勤系統填寫【公出單】。
- 需要整天公出，請在【公出單】填寫起訖時間時填寫：9:00am~6:30pm。
- 同時，請在行事曆中標記為忙碌時間，以避免在公出期間被安排其他會議而無法參加。
- 公出時間不滿一整天者，請詳實填寫公出的起訖時間，並且在回到公司時，必須完成上、下班打卡作業，以確保當天的工作時間總計不會低於8小時。
- 舉例：早上9-12點申請公出單，必須在12點-13點半以前完成上班打卡作業，下班打卡請依照實際下班時間完成打卡作業。。
- 出差：
- 因為業務需求無法在同一天內往返，需要前往外縣市或國外，請使用差勤系統填寫【出差單】。
- 需要整天出差，請在填寫起訖時間時填寫：09:00am~6:30pm。
- 同時，請在行事曆中book該時間，以避免在出差期間被安排其他會議。
- 公司為所有出差夥伴投保【旅平險】，請在確認認出差計劃時提出【出差單】申請，最遲不得晚於出差出發前5個工作天。
- 差旅費預支申請：出差若需預支費用，應在出差申請單中註明，經核准後附相應文件向財務部門提出申請，5個工作天可領取預支費用
- 交通費及交通工具使用：
- 出行時需保留交通工具的發票、票根及其他購票證明，費用實報實銷。
- 早上直接從自家前往客戶端者，應以搭乘大眾運輸工具為限。如有特殊情況，經部門主管核准者除外。
- 多人出差/公出起訖地點相同時，應以共乘為原則，自公司集合再出發，並僅由其中一人代表申報並確實填寫共乘人員，不得個別填報。
- 搭乘高鐵或飛機者，以乘坐標準(經濟)等級為限。
- 搭乘計程車者：
- 公出：限搭乘公司配合之車隊，依企業乘車規範使用;若因於偏遠地點無公司配合之車隊可搭乘時，不在此限。
- 出差：得不使用企業簽單，需依費用報銷之出差報銷辦法申請，非因公之車資應列為膳雜費內計算。
- 用車需求順序及規範：
- 大眾交通工具&借公務車。
- 為確保大家出行安全禁止私車公用。
- 借用公務車請先與谷哥預約，司機僅限谷哥。
- 住宿費：
- 住宿飯店應以出差地點商務飯店等級為限。
- 住宿費按夜給付，須檢附發票或收據，實支實付，超限者以最高限額給付。
- 陪同貴賓或業主人員出差者，如需住宿同一旅館，其住宿費用逾每日限額者，須註明原因呈核後報銷。
- 每日最高限額：一般員工每人 2,000元(含稅)，處級主管(以上)人員每人4,000元(含稅)，皆須檢附發票或收據。
- 出差膳雜費：
- 因出差期間，除住宿、交通以外所產生之餐飲費用、電話、傳真、網路使用費、行李超重費…等雜支，可免附憑證。
- 每日定額：一般員工 600元，部門主管(以上)人員700元。
- 日數以過夜日數計算,例如3/1-3/5出差,以4日計算膳雜費上限。
- 費用報銷手續：
- 公出：
- 公出結束後3日內，須提出【員工代墊請款單】，檢附各項證明文件及相關報銷憑證(收據、發票、票根)，經權責主管簽核後，送交財會部報銷。
- 出差：
- 出差結束後7日內，須提出【差旅費申請單】、詳細填寫【出差報告】，檢附各項證明文件及相關報銷憑證(收據、發票、票根)，經權責主管簽核後，送交財會部報銷。
- 【出差報告】應包括每天前往地點、訪洽對象和內容，以及出差成果、建議或相關規劃。
請大家遵守以上相關原則、定義及流程，以確保後續作業的順利進行。
