IMC 部門專案緊急備用金申請辦法

起心動念：

這一條為全新的流程設計，是為了讓大家在專案中能夠更加順暢，降低作業的繁複度。

因專案常有臨時採購的零碎雜支需求，專案夥伴不僅需花費大量時間申請員工代墊款項，申請後還需隔月才能取回代墊款。為減少各部門行政庶務作業，亦縮短夥伴取得代墊款項的時間，特訂定專案緊急動用金辦法，包含社群零用金及專案備用金，如有相關需求，請依此辦法請款：

申請規則：

【社群零用金】

• 可申請對象：社群部
• 部門窗口：各專案執行小編 (已建立社群零用金LINE群組)
• 定義：僅限拍攝用道具、雜貨，不含車資、郵資
• 金額規範：單筆上限3,000元(含稅)、單月全專案共25,000元(含稅)；如金額超出，經由業務核可則可進行請款
• 申請方式：

1. 申請人向專案業務提出採購需求
2. 專案業務核可後申請人自行採購 *務必至可提供發票、收據並打統編的商家採購
3. 申請人將收據電子檔依照專案分類上傳至雲端資料夾，並繳交收據正本給業務助理

         ＊雲端資料夾: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/148U1pIqiQqYfoMuQN-YcjGxLfk3sjSYn

         ＊收據檔名命名規則：申請人-購買內容  ex. Irene-微醉中秋保冷袋reels拍攝道具

4. 申請人於LINE群組-社群零用金 @權責業務確認購買內容及金額，業務核可後告知業務助理
5. 業務助理確認收據統編、金額正確後，將款項轉帳給申請人

        ＊申請人於LINE群組提供銀行帳戶資訊，由業務助理直接匯款給申請人

【專案備用金】

• 可申請對象：皆可申請 (以執企為主，其他部門如有需求可以參考)，申請人徵得業務同意後自行發信或LINE告知需求
• 定義：

        1. 歸屬於專案成本之實體製作物、贈品、場地費等需求  ＊不包含部門花費、車資

        2. 僅限依據現有規定之採購方式來不及付款的急件，非每筆支出皆可申請

              Ex.臨時更換KOL人選/廠商，需支付訂金

              EX.廠商需事先支付訂金且經交涉後無法符合春樹付款規定

               ＊若事先已知有此支出，請走公司一般請款/採購流程

               ＊因備用金每月有總額上限，可能會有餘額不足無法申請的狀況發生，詢價時請先依照公司規定的月結天數洽談

         3. 需由業務確認備用金餘額並核可後才得申請

• 規範：

          1. 單筆上限50,000元，若超出需上簽呈

          2. 需提供資料：廠商匯款帳戶資訊、雙方用印完成之報價單、收據正本

          3. 務必至可提供發票、收據的場所/商家採購(發票需打統編)

          4. 所需資料請按時繳交，若會延後請和業務助理討論

• 申請方式:

1. 申請人向專案業務提出採購需求
2. 專案業務確認可動用餘額並核可後，申請人發信/LINE訊息給業務助理說明需求(信件需cc業務)，信件須提供以下資料:

– 業務核可證明 ex. 訊息截圖

  – 專案名稱

  – 採購用途、金額

　    – 廠商匯款資料與匯款時間

　    – 廠商已用印報價單

1. 業務助理確認資訊無誤後，保留此採購金額
2. 申請人至BPM系統申請【勞務請採單】，填寫注意事項如下:

– 廠商 請依照負責的業助選擇專案備用金(Kelly)或專案備用金(Cindy)

– 附件 請檢附廠商用印報價單。若無報價單，則可提供訂單截圖等可作為採購證明的文件。

– 明細資料 為確保此採購後續有確實完成驗收再請款，請選擇非預付

     – 勞務請採說明 請簡述採購理由，並提供廠商名稱、需匯款日期、廠商帳戶等資訊

1. 【勞務請採單】通過後系統會通知業務助理，由業務助理於需求日匯款給廠商

＊若勞務請採單未完成簽核，即使匯款期限到業務助理也不得先行匯款

1. 採購內容執行完畢後，請申請人至BPM以完工照片上驗收單驗收；驗收單簽核通過後，再以發票/收據上廠商請款單，簽核通過後再繳交請款單影本及正本收據至財務部。至此完成所有申請流程。

＊發票/收據需打統編

＊請於當月20日前完成所有流程，如會延後請事先知會業務助理

如有專案臨時雜支需求，請大家遵守以上規則與流程申請費用。