AI需求評估申請流程說明

一、流程簡介

2025/11/10 起，所有新申請 AI 工具與服務需求皆由 MIS 統一辦理與管理，

依照下方說明步驟後至 BPM 表單流程提出申請，待流成通過後 MIS 依照表單內容進行付款與後續評估期結果追蹤。

二、申請步驟

1. 表單位置
   • 進入 BPM 選擇「 流程庫 > C.資訊需求 」→ 選擇「 9.AI軟體資源申請單 」
2. 填寫表單
   • 依照欄位需求填入對應資料
   • 若無特定專案需求，請選擇 “AI發展計畫“
3. 附件上傳
   • 請附上「購買方案截圖」或「相關資訊」
   • 截圖須清楚顯示「方案」與「金額」
   • 檔名命名為 {軟體名稱}-{申請部門}
     • (例：GPT付費版-數位創新部)
4. 申請說明
   • 請於「需求說明」欄填寫以下三項：
     • 請購目的（為何需要此工具）
     • 預計使用的工作流程以及對於工作上的幫助
     • 預計評估時長
   • 送出簽核
     • 流程送出後，將依序由主管與 MIS 進行審核
     • 若資訊不完整，MIS 會聯繫申請人補充說明

三、審核通過後

1. MIS 確認
   • MIS 將聯繫申請人，核對購買細節並確認申請資訊
2. 刷卡與付款
   • 付款作業由 MIS 進行
   • 申請人需配合提供所需資訊或操作畫面
3. 付款完成回報
   • 付款成功後請截圖畫面並寄信至：mis@spring-trees.com
   • 信件標題格式： 信件標題格式： {工具名稱}-{刷卡日期}-{申請人} -刷卡完成
     • 範例：『ChatGPT-20251201-數創部探長-刷卡完成』
4. 每期invoice
   • 每期invoice 寄至 mis@spring-trees.com
   • 信件標題格式： {工具名稱}-{發票日期}-{申請人} – invoice
     • 範例：『 ChatGPT-20260101-數創部/探長 – invoice 』
5. !! 後續追蹤 !!
   • MIS依照表單中紀錄 <預計使用時長> 追蹤後續工具使用狀況
   • 若需提前變更、調整或是帳號移轉：
     • 請先與主管確認
     • 再聯絡 MIS 協助辦理即可

四、帳號與權限管理原則

• 申請與註冊時，優先使用公司信箱
  • 若該軟體無法綁定公司信箱則於表單自行輸入其他信箱即可。
• 每組授權皆需登記一位使用者
• 帳號需登記使用者與對應部門
• 切勿自行升級 or 續購，變更任何付費需求需經 MIS 確認
• 離職／職務調整時，由 MIS 協助帳號移轉或停用
• AI 工具輸入內容不得含客戶或公司機密，如有疑慮請先與主管確認

五、常見問答（FAQ）