前言：
「請採驗付流程」是公司內部進行各項資源、設備或服務採購的重要管理流程，範圍涵蓋「請購」、「採購」、「驗收」、「付款」等主要階段。
這一流程的目的在於確保公司取得所需物資時能夠符合預算、需求、品質等要求，避免浪費資源、出現質量問題或產生額外成本。
為符合上述，公司目前以BPM(Business Process Management)系統進行「請、採、驗、付」流程及表單管理．為了讓同仁們更清楚瞭解公司BMP上的各式流程與表單重點，請參閱以下相關說明。
原則：
所有的「請、採、驗、付」流程，皆需因應下列不同情境與目的完成申請程序，並依照不同的角色所賦予的職能進行作業。
說明：
一、採購性質說明：
- 勞務採購/非勞務採購：
- 勞務採購：客戶指定勞務委外製作、與人力服務有關、無實體物品、有專業、單一、唯一等…等無可取代的購買通路或平台。
- 例如: KOL、影片拍攝、無可取代平台投放-LINE、META…等等。
- 非勞務採購：有實體物品、一般事務、設備(雜項購置)、庶務用品。
- 例如：專案贈品需求、行政庶務用品、資訊電腦設備…等。
- 如何分辨勞務採購/非勞務採購，請參閱附件PPT說明第6~7頁。
二、付款情況說明：
- 預付/ 非預付
- 預付
- 是否先開立發票：需先付款(訂金或全額)才能取得商品或勞務。
- 是否後開立發票：
- 非預付：完成勞務或取得商品後，依付款條件做請款者。
- 廠商維護單：
- 廠商基本資料建立使用。
- 一等一的舊廠商第一次在BPM使用時，需先做廠商維護單修改申請。
- 新廠商直接新增廠商維護單，建立廠商基本資料。
- 如何確認在BPM是否有使用過，請參閱附件PPT說明第16頁【廠商維護單】。
- 請購單：
- 非勞務採購時使用。
- 如何分辨勞務採購/非勞務採購，請參閱附件PPT說明第6~7頁。
- 採購單：
- 由採購人員，依核准後【請購單】，開立【採購單】進行採購作業。
- 採購單成立核准後，BPM【我的任務】申請人會收到系統通知。
- 勞務請採_用印申請單：
- 勞務採購時使用。
- 此單為【請購單】與【採購單】的合併單據，核准用印完成後即完成採購流程，可進行下一步【驗收單】、【廠商請款單】作業。
- 如何分辨勞務採購/非勞務採購，請參閱附件PPT說明第6~7頁。
- 廠商請款單：
- 驗收單：
- 員工代墊請款單：
- 員工墊付款申請，交由財會部進行安排付款之單據。
- 非專案使用的一般行政庶務代墊費用(例如:郵資、運費..等)。
- 專案相關只限於高鐵車資請款，其餘支出需由業務專案備用金或社群零用金統一申請。
- 業務專案備用金詳細請參閱bible【IMC 部門專案緊急備用金申請辦法】。
- 差旅費申請單：
- 凡員工至外縣市執行公務，且無法於當日往返者，所產生的相關差旅費用並需附上出差報告。
四、流程說明：
- 非預付：
- 流程：
- 非勞務請採：【廠商維護單】-【請購單】-【採購單】-【驗收單】-【廠商請款單】。
- 勞務請採：【廠商維護單】-【勞務請採用印申請單】-【驗收單】-【廠商請款單】。
- 請購單(非勞務請採時使用)：
- 由採購人員填寫【採購單】經核准後，BPM【我的任務】申請人會收到系統通知
- 確認驗收無誤後填寫【驗收單】，上傳商品檢驗確認無誤記錄或照片。
- 驗收完成後填寫【廠商請款單】，上傳發票，印出送至財會部收件籃。
- 勞務請採用印申請單：
- 【勞務請採用印申請單】用印完成後，方可進行勞務服務。
- 於服務完成後進行驗收，填寫【驗收單】，上傳勞務服務成果。
- 驗收完成後填寫【廠商請款單】，上傳發票或勞務報酬單，印出【廠商請款單】送至財會部收件籃。
- 【勞務報酬單】空白表單存於春樹公槽\財務辦法\非固定酬勞憑單，填寫方式請詳閱附件PPT檔第29頁說明。
- 非預付的【廠商請款單】需連同發票，於規定時間內交至財會部收件籃，由財會部進行付款相關作業。
- 預付：
- 流程：
- 非勞務請採：【廠商維護單】-【請購單】-【採購單】-【廠商請款單】-【驗收單】。
- 勞務請採：【廠商維護單】-【勞務請採用印申請單】-【廠商請款單】-【驗收單】。
- 請購單(非勞務請採使用)：
- 依需求填寫【請購單】送出，經核准後，
- 由採購人員填寫【採購單】經核准後，BPM【我的任務】申請人會收到系統通知。
- 填寫【廠商請款單】，印出交至財會部收件籃。
- 並於取得商品後，填寫【驗收單】，上傳檢驗確認無誤記錄及發票，印出交至財會部收件籃。
- 勞務請採：
- 依需求填寫【勞務請採用印申請單】，用印完成後，
- 填寫【廠商請款單】，印出交至財會部收件籃。
- 於勞務服務服務完成後，填寫【驗收單】，上傳勞務服務成果及【發票】或【勞務報酬單】，印出交至財會部收件籃。
- 【勞務報酬單】空白表單存於春樹公槽\財務辦法\非固定酬勞憑單，填寫方式請詳閱附件PPT檔第29頁說明。
- 預付的【廠商請款單】需於規定時間內交至財會部收件籃，由財會部進行付款相關作業。
- 預付的【廠商請款單】於勞務服務完成或取得商品檢驗確認後，需將【驗收單】連同【發票】或【勞務報酬單】於期限內交至財會部收件籃，由財會部進行帳務驗收作業。
五、規定時間/期限：
- 廠商請款單：
- 結帳日為每月25日。
- 收件截止日：每月25日18:00前繳交至財會部收件籃，遇假日依財會公告時間為准，逾期交件付款日期會順延下一期。
- 逾期請款達2月個以上，依【春樹紅點計劃】規定扣點。
- 【春樹紅點計劃】詳見BIBLE-重要原則。
- 若30%訂金金額超過50萬，需先與出納確認並提前告知。
- 訂金或預付非標準月結條件者，請於核准後至少給財務10個工作天，固定付款日為15號＆月底(30/31號)，例如需15號付款之急件，最遲於1號前將核准之【廠商請款單】交至財會部收件籃。
- 付款日遇假日順延至下一個工作日付款。
- 驗收單：
- 員工代墊請款單：
- 需在每月3號前將上月所申請的【員工代墊請款單】紙本繳交至會計收件籃
- 3,000元以下將會由出納統一以現金發放，3,000元以上使用匯款條件30天匯至請款人帳戶。
- 差旅費申請單：請參閱bible【公出及國內出差-差勤及費用申請說明】。
六、付款條件：
- 標準月結條件：
- 廠商月結條件：月結60天或以上。
- KOL月結條件：月結30天或以上。
- 以上簽核流程：申請人-財會部。
- 由主管核決付款條件：
- 廠商月結條件：月結45~59天。
- 初次合作訂金30%以下且廠商月結45天或以上。
- 初次合作訂金30%以下且KOL月結30天或以上。
- 以上簽核流程：申請人-申請人主管-財會部。
- 需經處級主管及董事長核決：
- a. 廠商月結條件小於45天。
- b. KOL月結條件小於30天。
- c. 初次合作訂金30%以上，不論月結條件。
- d. 非初次合作需付訂金，不論月結條件。
- e. 單次變更月結條件。
- 3.a~3.c 簽核流程(不需簽呈)：申請人-主管-財務-處級主管-董事長。
- 3.d~3.e 需上簽呈，不需修改【廠商維護單】。
七、其他注意事項：
- 所有申請請先提前，每日不定時分散/即時處理，勿累積，避免延遲或遺漏。
- 如有【廠商請款單】請款金額與【採購單】/【勞務請採用印申請單】金額不一致時，可接受小於【採購單】/【勞務請採用印申請單】金額，請款及驗收時皆需與實際請款發票金額一致。
- 需使用公司卡刷卡付款，請於【廠商請款單】備註預計的刷卡時間，繳交紙本後由出納與採購(谷哥)安排刷卡作業，必要時需由申請人與採購(谷哥)、出納約定時間。
- 收到發票逾期達兩個月以上者，依【春樹紅點計劃】規定進行扣點。
- 詳細規定及說明請參閱附件。
- 相關規定之其它系統單據請依規定辦理。
- 各項規定流程，將依規實際營運狀況變更並公告。
請大家遵守以上相關原則、說明及流程，以確保後續作業的順利進行。
