關於春樹的所有小事
重點訊息整理：
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前言：
我們每天花很多時間開會，這個時間是讓團隊有良好溝通之必須的時間。
因為大量的溝通與互動，才能讓我們越來越有默契，工作也越來越順暢，
尤其跨部門、跨組織，進行大型工作專案。
但會議時間一但失去掌控，沒有專注於產出，形成決策，就會浪費大量的時間。
為了提升會議效率，節省時間，
我們希望請遵守以下規則：
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春樹的會議原則 7 大提醒：
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一、開會前先考慮，是否需要開這場會議：
如果議題不夠重要或不需要討論，
可以考慮改用其他 ”非同步溝通” 方式，
例如：
– EMAIL(告知大家)
– 錄製一個簡易的影音檔(當想要告知大家比較複雜的東西)
– 線上共用文件(收納不同意見與整合資訊)
– LINE群組(快速SYNC與討論)
以節省時間和資源。
此外，斟酌邀請必要的人員參加會議，讓溝通順暢，也把更多工作時間留給大家。
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二、每一場會議，都應該有一位會議主持人：
會議主持人將負責主持會議，明確會議的產出。
(會議主持人的職責，請見這裡。)
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三、【春樹會議CHECK LIST】：
超過6人以上的會議，
會議發起人必須在 Google 行事曆上說明欄中，
貼上以下CHECK LIST，並且完成表格內容，
提供與會者明確的會議訊息：
【春樹會議CHECK LIST】(可直接複製使用)
| CHECK | 項目 | 在GOOGLE CALENDAR內簡易說明以下 |
| 1. 會議議程 | 1. 以條列式說明，會議的議程+摘要。 2. 如果需要，需註明，每個議程的報告者是誰? 例如： – 提出本次園遊會提案的說明（先西） – 討論和反饋 (每一個人) – 費用與預算 (芙利蓮) – 結論 (會議主持人 欣梅爾) | |
| 2. 目標 | 這場會議想要產出什麼、解決什麼問題、達成什麼成效? 例如： 會議目標： – 確定園遊會最終方案 – 明確下一步的行動計劃 – 把分工搞清楚 | |
| 3. 分工 | 1. 會議主持人 (會議主持者，可以跟會議邀請者不同人) 2. 會議記錄人 (誰需要做會議紀錄) | |
| 4. 會議紀錄 | 會議開完後，由會議記錄人完善會議紀錄： 例如： – 結論： 條列式列出決議：會議做了什麼結論與決定 – 行動方案： 誰、應該負責完成什麼、以及完成時間 – Open Issue ： 沒有結論的：怎麼處理、以及接手人 (例如：由ANDY協助召開另一場會議討論、結果再回報給大家) 【備註：注意】 – 會議紀錄：如果結論簡單，可直接摘要在GOOGLE CALENDAR。 – 如果較複雜，則提供文件連結保存。最好被整合在NOTION的專案內容中，以被統一更新，並且維持專案最新的狀態。 – 外部會議，要考慮保密性，可以用其他東西替代，例如共用表格。 | |
| 5. 相關希望大家閱讀之文件 | 以文件連結的方式提供。 |
四、提早BOOKING會議：
每場會議應盡量提早2天Booking(建議但非強制) ，
以讓每個參與者都可以最佳化時間排程。
如需改期或取消，(建議) 提前至少0.5天通知所有參與人員。
請盡量不要BOOKING下午 6:00 後的會議(建議但非強制) ，
因為很容易拉扯到正常作息的時間。但若專案有需要，則應該掌握開會效率。
但若有緊急狀況，則以最佳化可能去安排會議的時間與管理變動。
但總使緊急情況的會議，會議CHECK LIST仍需被後補，以利會議追蹤。
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五、積極參與：
在會議中，盡量不使用電腦 (建議但非強制)，而積極能聆聽其他人的意見。
如有需要，可以提出補充說明或疑問，以確保其他人都能明白你的意見。
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六、卡關、叫停與紀錄：
針對膠著的議題，積極叫停，
對於會議議程中有出現無解、膠著、或者出現會議以外的討論或問題，
會議主持人或者參與者，應該積極叫停，並且請紀錄者記錄下來成為Open Issue，
在會議結束後再指定特定人進行討論，以免浪費其他成員的寶貴時間。
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七、2小時原則：
每場會議盡量不要超過2小時 (建議但非強制)，
針對會議出現過長、沒有焦點、陷入膠著，
會議參與者應該參考原則6，
如有必要，請立即停止會議。
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為使全春樹大家養成良好的會議習慣，
上述
1. GOOGLE CALENDAR之【春樹會議CHECK LIST】、
2. 與事後的會議記錄，
將列入春樹紅點計畫。
將由主管針對已經發生之春樹會議，進行不定期抽查。
會議之所有參與者應該盡力維持開會品質，
若抽查發現未善盡之會議CHECK LIST與會議紀錄。
會議主持人與參與會議全體人士，將扣1點紅點。
不須填寫會議紀錄的會議類型：動腦、拍攝、外部會議、部門例會／
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會議規範不是單一部門的工作習慣，
而是需要大家一起養成與配合的工作習慣。
請大家遵守以上守則，讓每場會議更加有效率，節省時間。